Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Woonmaatschappij Rivierenland, kortweg Woonland, Lijsterstraat 6, 2800 Mechelen is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens opgesomd in deze privacyverklaring.

Woonland heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (afgekort DPO) die Woonland adviseert over de verwerking van persoonsgegevens.

Waarom hebben wij een privacyverklaring?

Door de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens over jezelf. Dit betekent dat de gegevens ofwel direct over jou gaan, ofwel naar jou te herleiden zijn.

We willen ervoor zorgen dat jouw gegevens beschermd zijn en we ze alleen gebruiken waar nodig. Daarom respecteren wij de hoogste privacynormen, inclusief de privacywet General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 geldt. 

Hoe kan je ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze privacyverklaring kan je de hoofdzetel van Woonland contacteren via: 

• Telefoon: 015 28 09 30
• E-mail: privacy@wmwoonland.be
• Adres: Lijsterstraat 6, 2800 Mechelen
• Website: www.wmwoonland.be

Je kan ook onze functionaris voor gegevensbescherming contacteren via:

• E-mail: privacy@wmwoonland.be

Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere gebruiker van de website en al haar sub-sites (hierna spreken we over ‘website’) aangeboden door Woonland. Woonland is eigenaar en beheerder van de website.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over jou die we verwerken via onze website.

Welke informatie verzamelen we?

We verzamelen via de website:

• identificatiegegevens (naam en voornaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit)
• Adres- en contactgegevens
• Gegevens over uw gebruik van onze website (aan de hand van cookies). Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid.

Via welke bronnen verzamelen we uw informatie?

• Via onze website: wanneer u ons informatie bezorgt via onze website, via de volgende formulieren:
  • Algemeen contactformulier
  • Formulier om herstellingen aan te vragen
  • Contactformulier eigenaars
  • Contactformulier huurachterstal
• Via cookies: Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid.

De geldige rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens

Woonland mag enkel persoonsgegevens verwerken als hiervoor een geldige rechtsgrond voorhanden is. De GDPR voorziet in 6 mogelijke gronden (art. 6 GDPR).  Afhankelijk van het doeleinde van het formulier dat u invult op de website, verwerken wij uw persoonsgegevens ter uitvoering van wettelijke verplichtingen, ter uitvoering van een overeenkomst die je met ons afsloot of op basis van jouw toestemming. (Aanpassen volgens uw situatie: Als er enkel een contactformulier beschikbaar is, is de enige verwerkingsgrond toestemming. Inschrijvingsformulieren hebben een wettelijke basis als verwerkingsgrond en formulieren om bv. gebreken aan de woning te melden, zijn ter uitvoering van een overeenkomst.)

Zo gebeurt de verwerking van de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt door het contactformulier op onze website in te vullen, op basis van uw toestemming. Meer informatie over de rechtsgronden per verwerkingsdoeleinde kun je terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van Woonland.

Om jouw gegevens te verwerken via niet-noodzakelijke cookies vragen wij steeds je toestemming. (Deze zin enkel als van toepassing, bij niet-functionele cookies – met toestemmingsbanner)

Waarvoor gebruiken we jouw persoonlijke gegevens?

We behandelen jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

• Om contact met u te kunnen opnemen:
  • Het formulier ‘Contacteer Ons’ – om een afspraak te maken en uw vragen te beantwoorden
  • Het formulier ‘Herstelling aanvragen’ – om een herstelling aan te vragen
  • Het formulier ‘Aanmelden bij interesse verhuren’ – om je interesse om te verhuren aan ons kenbaar te maken
• Om uw inschrijving op te starten en/ of in orde te brengen:
  • Het inschrijvingsformulier kandidaat-huurders;
  • Het inschrijvingsformulier kandidaat-kopers.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Woonland neemt de nodige maatregelen zodat jouw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens die verzameld worden op onze website enkel worden bijgehouden voor zover het noodzakelijk is om contact met je op te nemen/uw vraag te beantwoorden. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling voorschrijft.

Wilt u dat wij jouw persoonsgegevens niet langer bijhouden of wilt u meer informatie over de bewaartermijnen die we volgen, dan contacteer je Woonland via privacy@wmwoonland.be.

Met wie delen we jouw gegevens?

Jouw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven om de overeenkomst die je hebt met ons uit te voeren, bij wettelijke verplichting of met uw toestemming. Woonland let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Meer informatie over de partijen met wie Woonland jouw persoonsgegevens deelt, kun je terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van Woonland.

Wanneer Woonland jouw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol  tussen deze partijen afgesloten. Een overzicht van de afgesloten protocollen, vind je op de website van het agentschap Wonen in Vlaanderen en op onze website.

Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie Woonland bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt voor gegevensbescherming als Woonland. Woonland  zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.

Wat zijn jouw rechten?

De GDPR voorziet voor een aantal rechten die je, binnen bepaalde voorwaarden, kan inroepen. Hieronder vind je een opsomming met een korte toelichting. Zoals al aangegeven kan je deze rechten inroepen via:

• E-mail: privacy@wmwoonland.be
• Adres: Lijsterstraat 6, 2800 Mechelen

Recht van inzage

Wij moeten je informeren over wat er met jouw gegevens gebeurt en we moeten jouw rechten beschrijven. Ook moeten we je een kopie van jouw persoonlijke gegevens bezorgen als je ons dit vraagt. Een kopie kan je vragen via telefoon, e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij jouw aanvraag voor inzage moeten wij jouw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij op dat ogenblik een bewijs van identiteit. Twijfelen wij over jouw identiteit, dan zullen wij je pas de documenten sturen nadat wij jouw identiteit kunnen bevestigen. We zullen de documenten via e-mail sturen als je hiermee akkoord bent. Ben je niet akkoord, dan sturen wij je de documenten met de post toe. (Dit kun je aanpassen volgens de effectieve procedure.)

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als jou. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen je altijd informeren als we niet binnen een maand uw aanvraag kunnen beantwoorden.

Recht op verbetering

Als we onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen we dit op jouw vraag aanpassen. Denken we zelf dat jouw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen we je contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet je hiervoor naar ons kantoor komen om jouw identiteitskaart te laten lezen.

Recht om te worden vergeten

Je hebt het recht om uw gegevens te laten wissen. Wanneer je aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we jouw gegevens verwijderen. Jouw e-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/ of naam bewaren we op een zwarte lijst zodat ons systeem herkent dat je niet langer gecontacteerd wil worden.

Wanneer kunnen wij jouw gegevens verwijderen?

• We verwerken jouw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
• Je trekt je toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op uw  toestemming gebaseerd.
• Je hebt jouw recht op bezwaar ingeroepen (zie titel recht op bezwaar hier verder).
• Jouw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
• Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
• Jouw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

De kans bestaat dat we jouw gegevens om een specifieke reden niet mogen verwijderen. We informeren je hierover. Deze redenen zijn:

• een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
• voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
• voor juridische claims 
• voor de volksgezondheid
• het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert 

Recht op beperking van verwerking

Je kunt altijd de verwerking van uw gegevens beperken. We zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:

• We hebben onjuiste gegevens. We verwerken jouw gegevens opnieuw nadat we jouw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden.  
• Onze verwerking wordt als onwettig beschouwd en je wilt deze verwerking beperken. 
• We hebben uw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor jouw juridische claims. Heb je ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen we jouw gegevens. 
• Je maakt bezwaar tegen verwerking (zie titel recht op bezwaar hier verder). We stoppen hiermee totdat de vraag opgelost is. 

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij je waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw jouw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

Recht op kennisgeving

Als je je beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren je ook over deze ontvangers als u dit vraagt.

Recht op data-portabiliteit

Wij verzenden u of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als je dit vraagt. 
Dit gaat over gegevens: 

• die je ons bezorgde 
• die we verwerken op basis van jouw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden 
• die we verwerken via geautomatiseerde middelen 

Recht op bezwaar

Je kunt bezwaar aantekenen als we gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. We zullen jouw bezwaar onderzoeken en je informeren over de resultaten. We kunnen jouw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking. 

Heb je bezwaar tegen direct marketing, dan sturen wij je geen direct marketing meer vanaf het ogenblik dat we jouw vraag ontvangen.

Kun je jouw toestemming intrekken?

Ja, je kunt op elk moment jouw toestemming voor het verwerken van jouw gegevens intrekken. 

Maar, wij blijven jouw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag je jouw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als je jouw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal. 

Je kunt toestemming intrekken door ons te contacteren via:

• E-mail: privacy|@wmwoonland.be
• Adres: Lijsterstraat 6, 2800 Mechelen

Hoe kun je een klacht indienen?

Wij proberen jouw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kunt altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

Wijzigingen in ons beleid

Deze privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en geldt vanaf 25 maart 2024. We hebben het recht om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Wij informeren je over elke wijziging die een impact heeft op jouw situatie (niet over kleine wijzigingen).

Overzicht afgesloten protocollen

Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Woonmaatschappij Rivierenland naar het agentschap Wonen in Vlaanderen met betrekking tot sociale huur.

Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Woonmaatschappij Rivierenland naar het agentschap Wonen in Vlaanderen met betrekking tot huurwoningen en huurders.